lunes, 6 de septiembre de 2010

COMO DEBE DE TRATAR UNA SECRETARIA A SU CLIENTE

Una de las inquietudes más corrientes entre los empresarios pequeños y medianos es el tema del servicio al cliente. Todos reconocen que este es un aspecto importante para el éxito de toda empresa, sea cual sea su actividad. Es un tema sobre el cual se escribe demasiado, se presentan muchos seminarios, se habla por todos lados, pero lamentablemente pocos entienden y se practica mucho menos. Se repite incansablemente patrones provenientes de las culturas anglo-sajonas, que nos llegan de traducciones de libros publicados especialmente en los Estados Unidos.
El tema se complica por los tratadistas y tiende a comunicarse de una forma compleja. A veces se olvida el objetivo del mensaje y solamente se quiere demostrar que se sabe mucho. Se olvida que los mensajes más poderosos son simples y directos. El mensaje ni tan siquiera tiene que ser original. Lo importante es que se entienda.
La primera pregunta que debe hacerse un empresario, en cuanto a servicio se refiere, es si realmente está dispuesto a aceptar todos los riesgos y retos que significa orientar su empresa hacia el cliente, para dar el "servicio" que el cliente quiere. Esto incluye invertir en un indoctrinamiento de todo el personal, y un cambio personal en su actitud.
En segundo lugar estaría definir exactamente lo que para el dueño de la empresa y todo el personal que labora directa e indirectamente con es ese personaje llamado: "el cliente". Definir lo que es un cliente no es difícil. Aceptar las todas consecuencias de esa definición es un asunto totalmente diferente.
Modelo Cliente - Servidor
El concepto "cliente" podría ser mejor entendido si utilizamos el concepto informático del mismo. Este modelo dice que hay computadores (servidores) que "sirven" las necesidades de otros, en todo momento y sin restricción de ninguna clase. No hay dudas, vacilaciones o dudas para servir total y completamente al cliente. El "servidor" está conectado al "cliente" y mientras esta relación existe, obedece ciegamente sus designios.
El computador "cliente" por su parte es un dictador mientras desempeña su papel. Dictador total y completo. Se limita a dar órdenes y las cuales deben ser obedecidas. De lo contrario el sistema no funcionará, colapsará y entrará en el más completo caos. (Todos lo conocemos porque es lo que sucede cuando los sistemas de cómputo se "caen")
Lo más notable del concepto "cliente servidor" es que los papeles pueden cambiar en cualquier momento. Esto es el "servidor" pasa a ser "cliente" y viceversa, dependiendo de las circunstancias. Existe una interdependencia permanente para que el "sistema" se mantenga sano y eficiente.
Cultura y Servicios
La cultura de la cual procedemos y formado en nuestros países de habla hispana, está influenciada por el principio: "servir, es vil". Traemos en nuestros genes poderosas grabaciones de origen hispano, la cual a su vez tiene la influencia de más de 600 años de dominación árabe.(Esto no quiere decir que todo sea malo en ello, ni mucho menos. Las matemáticas y la filosofía clásica nos llega por las traducciones de pensadores árabes como Averroes y Avicena). Nuestra cultura, como todas, es una curiosa mezcla de miles de elementos. Pero, el "servir" no nos es muy natural, ni tampoco lo aceptamos muy fácilmente. Nuestros genes se niegan persistentemente a "servir".
A mayor abundamiento, los machos humanos tenemos la idea que son las "hembras humanas" las que fueron hechas para "servir". Esto nos llega con claridad absoluta y meridiana de nuestros ancestros indígenas (mayas, toltecas, aztecas, quechuas, etc.) si es que tenemos algo de ellos.
De acuerdo a nuestros patrones culturales tener "sirvientes" es considerado de un "nivel superior" de desarrollo. El llegar a ser "jefe" o "gerente" es considerado por muchos alcanzar ese ansiado nivel. Como tal el ese personaje se transforma y se convierte en un "dictador" prepotente y terriblemente desagradable.
El concepto de cliente interno
En el modelo informático "cliente - servidor", que hemos mencionado, los papeles o roles que genera el servicio son ambivalentes. Un momento se es "servidor", y en el instante siguiente se es "cliente". De verdad, la única forma de poder conseguir dentro de una empresa mejorar el servicio al cliente es hacer comprender al dueño, gerentes, supervisores y al personal de todo nivel, en primer lugar el concepto de "cliente - servidor" y en segundo lugar el de "cliente interno". Esto no puede conseguirse como por milagro de la noche a la mañana y constituye parte del proceso de "capacitación permanente".
Este proceso de enseñar a "servir" debió iniciarse en los hogares, cuando el niño comenzó a caminar. Lamentablemente nuestra permisiva cultura nos enseñó otra cosa. Para introducir el concepto de servicio en forma rápida en una empresa ha mostrado ser eficiente iniciar explicando el concepto de "cliente interno". He tenido experiencias positivas en este sentido. Parto señalando que la empresa es una red, formada por diversos elementos, en la cual todos están ellos conectados. Que esos vínculos internos, se conectas con los elementos fuera de la empresa que pueden ser "clientes externos" o proveedores.
Un ejemplo al que recurro, es el del departamento encargado de materiales y suministros. Las personas encargadas de ese departamento, dentro de la empresa, tiene como clientes inmediatos a los compañeros del departamento de producción. Es a ellos a quien deben servir en todo momento, para que el producto final sea el adecuado.
La parte más difícil siempre, es hacer entender a los gerentes, supervisores y ejecutivos que ellos son servidores de su personal ("su cliente interno") en gran cantidad ocasiones durante la jornada de trabajo. No solo eso, es difícil hacen entender a los ejecutivos en general, que el "cliente externo" es el que paga los salarios, incluido el del dueño del negocio.
En resumen, todos somos "servidores" y "clientes". Tenemos que estar plenamente dispuestos a adoptar ambos papeles, dependiendo de la ocasión que enfrentemos. Esta es la única manera de poder establecer un eficiente sistema de servicio al cliente externo. Mientras se siga pensando como lo hacen Alberto y el personal de su empresa, que mencionaba anteriormente, es técnicamente imposible dar un servicio eficiente al cliente, pese a las exaltadas declaraciones programáticas que se haga sobre el tema.

VESTIMENTA DE UNA SECRETARIA

Ya sea por la conciencia de su desnudez, ya sea para protegerse de las inclemencias del tiempo o por estética, desde los primeros tiempos el hombre necesitó cubrirse.
En el transcurso de las diversas épocas, la ropa comenzó a relacionarse con el estrato social, personalidad, posibilidades económicas, y también con las actividades que cada uno realiza. Es bien diferente, por ejemplo, el vestuario de una secretaria ejecutiva, al de un operario y éste al de un deportista.
Las modas fueron cambiando con los tiempos, volviéndose muchas veces a las anteriores pero con toques modernos, según la creatividad de los diseñadores. Así, en distintas épocas y culturas, se han usado mantos, trajes, taparrabos, jeans, miriñaques, remeras, túnicas, minifaldas o vestidos de cola.
Piel y cuero fue lo primero que el hombre usó y aún hoy es moda. Alrededor de siete mil años atrás apareció el telar y en la Edad Media comenzaron a realizarse tejidos de punto y mallas. Hasta el siglo XIX las telas se fabricaban con elementos naturales como algodón, seda o lana. Luego aparecieron las fibras sintéticas, manteniéndose en la actualidad. Ahora podemos hablar también de una reducción en el mercado de géneros, pues las prendas se compran hechas.
El actual ritmo de vida impide muchas veces la confección casera. Esto nos exige aprender a elegir buen diseño y buena hechura. También debemos saber escoger la prenda adecuada para nosotros. Es muy desagradable, y a veces raya en lo ridículo, ver a alguien vestido con algo que no le corresponde. El vestuario debe acompañarnos resaltando lo mejor y disimulando lo inestético, según altura, rasgos, volumen corporal, edad, sexo, ocasión para la que nos vestimos y teniendo en cuenta combinación de colores, estilos, etc. Como podemos ver, saber vestirse es un arte que debemos aprender.

MAQUILLAJE DE UNA SECRETARIA EJECUTIVA

El maquillaje en las secretarias es un aspecto tan importante como puede ser el peinado o la ropa, ya que normalmente si estás de cara al público tu imagen debería ser cuidada y limpia. El objetivo de un maquillaje para una secretaria, es el de sentirse segura y cómo no, transmitir a la gente buen gusto y elegancia. ¿Os imagináis a una secretaria despeinada y con la ropa sucia? No, ¿verdad? Quedaría como de mal gusto. No quiere decir que el maquillaje deba ser sofisticadísimo y elaboradísimo, no. Sólo hay que tener en cuenta la estación del año y la hora del día en que se trabaja para elegir las tonalidades.

VOy a enumerarte los pasos más importantes para estar perfecta durante tu horario de trabajo
Cuidado de la Piel:

Debes mantener el hábito de hidratar de día y de nutrir de noche. Ni falta hace que os hable del cuidado del contorno de los ojos, una buena crema para la zona y ya está.
Depilación de cejas:

Debes ser rigurosa y llevarlas siempre lo más cuidadas posibles. Unas cejas desaliñadas pueden arruinar el mejor maquillaje del mundo hecho por el artista más prestigioso. Recuérdalo.
Corrector de ojeras:

Eliminará del rostro rastros de cansancio y alguna pequeña imperfección.
La base:

Debe ajustarse a las necesidades de tu piel, es decir que si tienes la piel grasa, seca o mixta, tendrás que escoger un maquillaje que trate tu piel, y por supuesto del tono más parecido posible al tuyo.
Polvos sueltos o compactos:

Usa una capa no demasiado gruesa para que tu piel no se vea acartonada. Ten en cuenta que lo que buscamos es naturalidad, aunque si tu piel tiende a tener brillos, llévate en el bolso la brocha y el polvo compacto para retocarte cuando aparezcan los indeseables.
Sombras y maquillaje para los ojos:

Esto ya va a depender de tu estilo y de tu personalidad, pero no olvides que es mejor destacar lo bello del rostro y dulcificar la expresión que no llamar la atención porque has elegido un tono azul eléctrico, pienses que te miran porque vas guapísima y es sólo porque el reflejo de la sombra, molesta a la vista. Sé cauta y elige tonos neutros que favorecen a todo tipo de ojos. Ilumina la zona del lagrimal con una sombra clarita y da énfasis a tus pestañas añadiendo una línea en el párpado superior que da la sensación de más cantidad. Puedes delinear por dentro el ojo tambén con un lápiz de mina semiblando. A tu gusto. Usa máscara de pestañas negra o marrón para abrir la mirada.
Colorete:

Usa una brocha grande y aplica de manera ascendente y en dirección a las sienes. Puedes poner un tono rosado o melocotón si eres blanquita o un color más tostado si eres más morenita. Ten cuidado y no pongas demasiada cantidad. es mejor que te quedes corta y vayas añadiendo cantidad a que te pases. Aunque si te pasas, no borres todo el maquillaje para empezar desde cero. No hace falta. Coge una borla y retira el colorete que quieras.
Color de labios:

Elige tonos que den alegría a tu cara y que no compita con los ojos. Puedes elegir texturas cremosas o líquidas (glosses) pero llévala en tu bolso para poder retocarte si lo necesitas.
Ya no tienes excusa para ir perfecta a la oficina y ser el centro de todas las miradas por tu look cuidado y elegante.

QUE ES UNA SECRETARIA PERFECTA

La secretaria perfecta


La secretaria mejor, la más eficiente, la secretaria perfecta. El sueño ideal de una empresa, de todos los directivos de empresa. Pero ¿cómo lograr ser la secretaria perfecta? ¿hay cursos secretarias perfectas? ¿se aprende o se nace? ¿hace un jefe perfecto una secretaria eficiente o es una secretaria eficiente la que hace el jefe perfecto? Nuestra respuesta es que "es cosa de dos".
Una buena secretaria no es sólo aquella que sabe idiomas, atiende perfectamente el teléfono y las visitas, escribe cartas y cosas por el estilo... es algo más.
Consejos para tener una buena secretaria
1. El perfil de la secretaria perfecta. Por supuesto ponga aquello que todas las empresas de recursos humanos y de selección de personal saben de memoria: idiomas, ofimática, relaciones humanas y públicas, protocolo, etc. etc. Pero la secretaria perfecta es algo más y en esto vamos a centrarnos.
2. Secretaria = confianza. Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza. Su formación, solidez, discrección carácter, personalidad... es clave para que exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empatía y confianza total entre el jef@ y secretari@, se está dando un paso de gigantes en multitud de facetas.
3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para un alto directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atención permanente y total. Es preparar a tiempo toda la documentación para una reunión. Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamente; es dar la excusa perfecta para llegar media hora más tarde a un próxima reunión; es alquilar un servicio de habitación durante dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas condiciones a una reunión importante... Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal. Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse. Es saber cuando tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento usual. Es vivir el día intentando cuidar cada minuto del jefe, es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés y manejando los imprevistos. Al respecto leer Cómo reducir el estrés en el trabajo (la secretaria puede ayudar mucho).
4. La secretaria como gestora. Una de las secretarias de alta dirección que tuve a suerte de conocer cada vez que cogía el teléfono transmitía la importancia de la empresa y de su máximo representante, con tal maestría que se convertía en un factor de imagen, invaluable para la empresa. En otro orden de cosas, gestionaba hábilmente en un vuelo de largo recorrido un upgrade a firts class. Se preocupaba de hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial en Nueva York y la reserva en la mesa más especial. Se aseguraba de un trato personalizado en el Hotel y de que los detalles estuvieran impecables en el business center. Conseguía acelerar una entrega, gestionaba una mejora de cualquier tipo. ¿Cuánto vale una secretaria así?
5. Hacer valer la autoridad de su jefe. Me comentaba uno de los más altos directivos de América que su secretaria era la garantia de la ejecución de cualquier reunión en la que se tomaban decisiones. Su seguimiento temporal y la eficiencia con la que lo hacía era impresionante: buenas formas, notas recordatorias espaciadas, llamada 24 horas antes de la fecha... En resumen, era imposible que alguien que en una reunión se había comprometido con el jefe a hacer algo a una fecha fija no lo tuviera hecho y terminado en tiempo y forma. De esta manera, la mente del jefe podía descansar y ocuparse de cosas nuevas, sabiendo que su secretaria hacía un seguimiento y el pressing perfecto para que se ejecutaran los temas tratados y acordados. La productividad del jefe era espectacular...

la asistente virtual

Sabía usted que la asistencia virtual le ofrece la oportunidad de unirse a su asistente para crear un equipo de trabajo fuerte, dedicado a la creación, implementación y desarrollo de proyectos para el fortalecimiento de su negocio. Unirse con Pro-Fam Virtual Office & Advertising puede ser la decisión más sabia que usted tome este año, con el propósito de obtener el apoyo administrativo incondicional que usted necesita para que sus operaciones continuen a un nivel rápido y profesional.
¿Qué es un Asistente Virtual?
Un asistente virtual es un profesional que ofrece servicios de apoyo en todo tipo de tarea administrativa, ya sea para su negocio o personal, sin estar físicamente presente. La asistencia virtual le permite tener el acceso a todos los beneficios de apoyo que disfrutan empresas, negocios y ejecutivos, sin tener que contratar un empleado regular. Gracias a los avances tecnólogicos de esta nueva era, es muy facil mantener una relación de trabajo muy eficiente con su asistente virtual. Sus trabajos son procesados vía telefono, fax, e-mail y correo regular.
Definicion de Asistencia Virtual: La asistencia virtual es la formación de un equipo de trabajo que se logra con la unión entre un asistente y cada uno de sus clientes. El asistente virtual es contratado para asistir en las tareas administrativas que son necesarias para su cliente. Este equipo se fortalece con el compromiso, dedicación y efectividad de ambas partes. Las metas que son propuestas se convierten en la parte más integral para el éxito, ya que al crear este equipo de trabajo, estas metas se convierten en las mismas para ambas partes. Al alcanzar todas las metas propuestas se realiza el éxito tanto para el cliente, como para el asistente virtual

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